Oleh : Johanes Papu
Pengantar
John bekerja di sebuah perusahaan
swasta yang bergerak di bidang Tour and Travel. Perusahaan tersebut mempekerjakan
60 (enam puluh) karyawan yang terbagi dalam 5 (lima) divisi. Dia sudah bekerja
di perusahaan tersebut selama 6 (enam) bulan. Sebelumnya, dia bekerja di sebuah
perusahaan penerbangan International yang sangat terkenal dengan jabatan
sebagai "Reservation & Ticketing Supervisor". Tergiur oleh gaji
yang tinggi, John tanpa pikir panjang langsung menerima tawaran untuk bekerja
di perusahaan tersebut dengan jabatan sebagai "Sales Supervisor". Apa
yang dialaminya kemudian membuat dia berada dalam kegundahan yang mendalam
karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai nama jabatan dan apa yang
dibicarakan pada waktu wawancara kerja. Selain itu ia merasa tidak menemukan
kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya. Sampai sekarang dia tidak
mengetahui secara pasti apa ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakannya,
sehingga evaluasi kinerjanya menunjukkan hasil yang tidak menggembirakan.
Setiap kali ia mempertanyakan uraian jabatan kepada atasannya, maka jawaban
yang diterima adalah perusahaan tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan
dan spesifikasi jabatan karena mengganggap bahwa semua karyawan pasti tahu apa
yang harus dikerjakan. Kondisi ini terasa sangat kontras dengan apa yang pernah
dijalani oleh John di perusahaan sebelumnya, dimana segala sesuatu sudah
dijabarkan secara tertulis dan sangat jelas ruang lingkup pekerjaannya. Karena
merasa sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan kondisi tersebut maka John
dengan berat hati akhirnya mengundurkan diri dari perusahaan setelah bekerja selama
7 (tujuh) bulan
Pengalaman John mungkin tidak asing
bagi kita. Bahkan diantara pembaca mungkin ada yang pernah atau sedang
mengalami sendiri situasi seperti di atas. Hal ini mungkin dianggap wajar
mengingat bahwa di masa krisis seperti ini banyak perusahaan yang melakukan
efisiensi dengan mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan
sekaligus, sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan seringkali
tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Perdebatan tentang perlu tidaknya
uraian jabatan, terutama pada perusahaan-perusahaan yang memerlukan akselerasi
tinggi, semakin membuat pihak manajemen merasa bahwa uraian jabatan bukanlah
hal yang perlu dipusingkan. Apalagi ditambah dengan fakta yang menunjukkan
bahwa perusahaan masih tetap bisa survive meskipun tanpa uraian jabatan
secara tertulis (formal).
Permasalahan yang menarik untuk
dikaji adalah bagaimana menentukan orang yang tepat untuk mengisi suatu jabatan
jika jabatan tersebut tidak dibuat dalam suatu batasan yang jelas yang
menyangkut ruang lingkup jabatan dan spesifikasi si pemegang jabatan. Lalu apa
yang bisa dijadikan dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan
karyawan. Pertanyaan-pertanyaan inilah yang mendasari adanya suatu analisis
jabatan sebagai alat untuk menghasilkan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
yang sangat bermanfaat bagi proses pengembangan SDM secara keseluruhan.
Rekrutmen dan Seleksi
Stoner, dkk (1995) mendefinisikan
rekrutmen sebagai suatu proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai
dengan rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu. The
recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance
with a human resource plan" (Stoner, at all, 1995). Tujuan dari
rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga
memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi
calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak
calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk
mendapatkan calon terbaik akan semakin besar. Proses pemilihan atau
penyeleksian karyawan/pegawai disebut dengan proses seleksi. Definisi tersebut
dikemukakan oleh Koontz & Weihrich (1990) sebagai berikut:
"Selection is the process of
choosing from among candidates, from within the organization or from the
outside, the most suitable person for the current position or for the future
positions" (Koontz & Weihrich, 1990).
Sebelum karyawan dapat direkrut
untuk mengisi suatu jabatan tertentu, recruiter harus memiliki gambaran
yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi
jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah
pertama dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis,
maka uraian atau pernyataan tertulis tentang jabatan dan posisi jabatan
tersebut dalam perusahaan/organisasi akan tertuang dengan jelas. Uraian atau
pernyataan tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan (Job Description).
Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan atau
disebut juga "hiring specification" akan mulai dikembangkan. "Hiring
specification didefinisikan sebagai suatu uraian tertulis tentang
pendidikan, pengalaman, dan ketrampilan yang diperlukan untuk dapat mengisi
suatu jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif". Job
Description dan Hiring Specification inilah yang seharusnya
dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen dan seleksi dan
penempatan.
Analisis Jabatan
Tujuan dari rekrutment, seleksi dan
penempatan adalah mencocokkan (to match) antara karakteristik individu
(pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain) dengan persyaratan
jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan.
Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja
karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang
hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari
individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen
harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands)
dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses
pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan tersebut dinamakan
Analisis Jabatan (Robbin, 1993).
Analisis jabatan merupakan hal
mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adaya data yang
akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan
ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang
dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan
sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan
timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan
dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan
manajemen penilaian kinerja.
Secara umum analisis jabatan
merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci
tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu.
Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk
pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam
suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang
ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan
lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan
efektif.
"Job analisis is involves
developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining
the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge,
skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the
job" (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich & Newman
(1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik
terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan
pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job analisis is
the systematic process of collecting relevant, work-related information related
to the nature of a specific job"). Hal senada juga dikemukan oleh
Bernardin & Russel: "job analisis is the process of gathering
information about a job" (Bernardin & Russel, 1993).
Dari beberapa definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan
pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu
terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki
oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
- Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
- Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
- Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
- Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang penting dalam
analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan (the job),
bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si pemegang
jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun
kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa
uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications
of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the
person).
Uraian Jabatan (Job description).
Adalah suatu pernyataan tertulis
yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si
pemegang jabatan (jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan
dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian
tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi
lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si
pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan
yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara
keseluruhan.
Spesifikasi Jabatan (Job
specification).
Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan
Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan
Mengapa Analisis Jabatan Diperlukan?
Sampai saat ini masih terdapat
perdebatan mengenai perlu tidaknya analisis jabatan guna memperoleh uraian
jabatan dan spesifikasi jabatan. Pendapat yang pro analisis jabatan memandang
bahwa uraian jabatan (produk dari analisis jabatan) merupakan panduan yang
mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan.
Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya akan membuat
seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri dengan
perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam suatu pekerjaan tertentu.
Dalam tulisan ini saya tidak ingin memperdebatkan
mana diantara kedua pendapat tersebut yang paling benar. Saya percaya bahwa
kedua pendapat tersebut pasti memiliki sudut pandang masing-masing. Pada
tulisan ini saya hanya ingin memberikan suatu gambaran, bagaimana suatu proses
rekrutment dan seleksi memiliki hubungan yang krusial dengan analisis jabatan.
Meski banyak perusahaan menganggap
penting, analisis jabatan seringkali dilakukan tidak sebagaimana mestinya.
Permasalahan yang dialami oleh John dalam kasus di atas mungkin merupakan bukti
dimana analisis jabatan tidak mendapatkan perhatian serius ketika perusahaan
ingin merekrut karyawan baru. Dalam kasus John, si recruiter gagal
mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan, karena tidak
didukung oleh informasi akurat tentang jabatan tersebut. Akibatnya individu
yang direkrut tidak cocok dengan jabatan yang dipegangnya sehingga membuat
kinerjanya rendah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan.
Fakta lain mengenai gagalnya
perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat
pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website
atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali
terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang
tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk
jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak
calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam
membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si
pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan
yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh
kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh
terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai
terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas
menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan
guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif.
Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh
jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan
analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain:
- Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
- Penyusunan persyaratan jabatan
- Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan
- Bahan untuk pengembangan materi wawancara
- Bahan untuk pengembangan alat test
- Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
- Bahan orientasi bagi karyawan baru
Penutup
Meskipun ada banyak faktor yang
dapat memberikan kontribusi terhadap kesuksesan seseorang dalam memegang suatu
jabatan, namun dengan adanya uraian jabatan dan spesifikasi jabatan diharapkan
proses rekrutmen dan seleksi dapat berjalan efektif sehingga memudahkan proses
manajemen SDM berikutnya. Saya juga tidak mengesampingkan bahwa kesuksesan
untuk memperoleh calon karyawan yang tepat pada proses rekrutmen dan seleksi
akan sangat ditentukan oleh keahlian dan pengalaman dari si recruiter.
Namun mengingat kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia yang seringkali
tidak menggunakan orang-orang ahli dan berpengalaman dalam proses rekrutmen dan
seleksi, maka panduan tentang persyaratan-persyaratan jabatan mutlak
diterbitkan sebagai panduan bagi si recruiter dan pihak manajemen agar
sesuai dengan program pengembangan SDM yang telah direncanakan.(jp)
